T.C
ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar
Amaç
MADDE 1-(1) Bu Yönetmeliğin amacı, Esenyurt Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluklarını ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişini ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2-(1) Bu Yönetmelik, Esenyurt Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3-(1) Yazı İşleri Müdürlüğü Esenyurt Belediyesi bünyesinde 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle çalışır.
Tanımlar
MADDE 4-(1) Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar;
a)Belediye : Esenyurt Belediyesini,
b)Başkan : Esenyurt Belediye Başkanını,
c)Başkanlık : Esenyurt Belediye Başkanlığını,
d)Meclis: Esenyurt Belediye Meclisini,
e)Encümen: Esenyurt Belediye Encümenini,
f)Başkan Yardımcısı :Belediye Başkanı tarafından görevlendirilen Başkan Yardımcısını,
g)Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
h)Müdür : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
i)Birim Şeflikleri: Esenyurt Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü Birim Şefliklerini,
j)Şef: Yazı İşleri Müdürlüğü’nde kadrolu, vekaleten veya tedviren atanan şefleri
k)Personel: Müdür ve şef tanımının dışındaki, Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde çalıştırılanları ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 5-(1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’nci hükmü ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik düzenlemelerine dayanarak, Esenyurt Belediye Meclisinin 02.04.2007 tarih ve 2007/25 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6-(1) Yazı İşleri Müdürlüğü, aşağıda sayılan alt birimlerden oluşmaktadır:
a) Genel Evrak Şefliği
b) Meclis ve Encümen İşleri Şefliği
Bağlılık
MADDE 7-(1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Başkan’a veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlı olarak çalışır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 8-(1) Yazı İşleri Müdürlüğü mevzuatında öngörülen işlerle birlikte;
a)Kamu kurum ve kuruluşlarından Belediye Başkanlığı’na gelen evrakın kaydını yapmak ve birimlere havale edilmesini sağlamak,
b)Belediyeden gönderilecek evrakın niteliğine göre; KEP ile (Kamu Elektronik Posta), PTT (T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü) marifetiyle veya elden gönderilecek evrakın zimmet defterine işlenerek kurye ile gönderimini sağlamak,
c)Belediyenin genelini veya birden fazla birimi ilgilendiren evrakı ilgili birimlere havale edip, koordinasyonu sağlayacak Müdürlüğü belirlemek,
d)Belediye Meclisi’ne dair işlerin yürütülmesini sağlamak,
e)Belediye Encümeni’ne dair işlerin yürütülmesini sağlamak,
f)Başkan ve Başkan Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmakla yükümlüdür.
Müdürün Görev ve yetkileri
MADDE 9-(1) Yazı İşleri Müdürü aşağıda sayılan görevleri yerine getirir:
a) Müdürlüğü sevk ve idare etmek,
b) Stratejik planda belirtilen hedefleri gerçekleştirmek,
c) Müdürlük bütçesini hazırlamak ve uygulamak,
d) Müdürlüğün yıllık ya da dönemsel faaliyet raporunu hazırlamak,
e) Personelin özlük işlerini takip ve kontrol etmek,
f) Üst yöneticinin onayı ile birim içi görevlendirmeleri yapmak,
g) Kamu kurum ve kuruluşlarından Belediye Başkanlığı’na gelen evrakın birimlere havalesini yapmak,
h) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.
Şefliklerin Görevleri
MADDE 10- (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan şefliklerin görevleri aşağıda sayılmıştır:
a)Genel Evrak Şefliği
1)Kamu kurum ve kuruluşlarından Belediye Başkanlığı’na gelen evrakın kaydını yapmak ve hangi birime havale edileceğine karar vermek üzere Müdüre sunmak,
2)Belediyeden gönderilecek evrakın niteliğine göre; KEP ile (Kamu Elektronik Posta), PTT (T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü) marifetiyle veya elden gönderilecek evrakın zimmet defterine işlenerek kurye ile gönderimini sağlamak,
3)Belediyenin genelini veya birden fazla birimi ilgilendiren evrakı ilgili birimlere havale edip, koordinasyonu sağlayacak Müdürlüğü belirlemek,
4)Demirbaş alımı, takibi, kaydı ve terkini işlemlerini yapmak,
5)Personelin puantajlarını hazırlamak ve gereği için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne göndermek,
6)Mer’i mevzuatın öngördüğü görevler ile Müdürlük Makamınca verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.
b)Meclis ve Encümen İşleri Şefliği
1)Müdürlüklerden Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanı tarafından havale edilen evrakın meclis gündemine alınmasını sağlamak,
2)Belediye Başkanı adına hazırlanan gündemin, Meclis Başkanına, Meclis Başkan Vekilleri’ne ve Meclis Üyeleri’ne elektronik ortamda gönderimini yapmak,
3)Belediye Meclis kararlarını yazmak ve İhtisas Komisyonu raporlarının Meclise sunulmasını takip etmek,
4)Belediye Meclisi’nde alınan kararların ve tutanakların Meclis Başkanlık Divanı görevlilerine imzalatılmasını ve arşivlenerek muhafazasını sağlamak,
5)Belediye Meclisi’nde alınan kararlardan Belediye Başkanı tarafından yasal süresi içerisinde yeniden görüşülmek üzere Meclise iade edilmeyen kararları, mülki idari amire göndermek,
6)Alınan kararların, onay işlemleri bittikten sonra ilgili müdürlüğüne göndermek ve bir nüshasını da Müdürlük arşivinde saklamak,
7)Meclis toplantı tarihi, toplantı gündemi, karar özetleri, Meclis Üyeleri ve İhtisas Komisyonları görev dağılım listelerinin internet ortamında yayımını kontrol etmek,
8)Meclis Üyeleri tarafından verilen yazılı ve sözlü soru önergelerini Başkanlık Makamına ve ilgili birimlere havale ederek verilen cevapları ilgili Meclis Üyelerine teslim etmek,
9)Belediye Meclis Üyelerinin meclis toplantısı ve ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her bir gün için huzur hakkı puantajlarının hazırlanarak gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilmesini sağlamak,
10)Meclis Üyelerinin özlük işlerini yapmak,
11)Müdürlüklerden Belediye Encümeninde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanı tarafından havale edilen evrakın encümen gündemine alınmasını sağlamak,
12)Belediye Başkanı adına hazırlanan encümen gündemini, encümen üyelerine sunmak,
13)Belediye Encümen kararlarını yazmak,
14)Belediye Encümeni’nde alınan kararların encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak,
15)Alınan kararların, onay işlemleri bittikten sonra ilgili Müdürlüğü’ne göndermek ve bir nüshasını da Müdürlük arşivinde saklamak,
16)Alınan kararların Encümen Karar Defterine işlenmesini ve Müdürlük arşivinde saklanmasını sağlamak,
17)Encümen Toplantısına katılan Encümen Başkanı ve Üyelerin huzur hakkı puantajlarının hazırlanarak gereği için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne gönderilmesini sağlamak,
18)Mer’i mevzuatın öngördüğü görevler ile Müdürlük Makamınca verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 11- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele elektronik belge sistemi ve/veya fiziki olarak havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evrak ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine elektronik belge sistemi üzerinden ve/veya fiziki olarak sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları elektronik belge sistemi üzerinden ve/veya fiziki olarak yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir.
Arşivleme ve Dosyalama ile İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 11 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek Standart Dosya Planı’na uygun olarak ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evrak arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından ilgili birim şefi sorumludur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin
Müdürlük İçi Denetim
MADDE 12 - (1) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
Disiplin Cezaları
MADDE 13 - (1) Müdür, Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(2) Müdürlükte çalışan tüm personelin izin, rapor vb. işlemlere ilişkin belgelerini kapsayan dosyaları tutulur.
ALTINCI BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
Yürürlükten Kaldırma
MADDE 14- (1) Bu yönetmeliğin onay tarihinden önce meclis kararı ile kabul edilen ve uygulanan “Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 15- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı Kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16– (1) Bu yönetmelik hükümleri Esenyurt Belediye Başkanı tarafından yürütülür.
