T.C.
ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI
HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu yönetmelik, Esenyurt Belediye Başkanlığı Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, çalışma, usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3 - (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye: Esenyurt Başkanlığını
b) Başkan: Esenyurt Belediye Başkanını
c) Başkan Yardımcısı: Belediye başkanı tarafından görevlendirilen Esenyurt Belediye Başkan Yardımcısını
ç) Müdürlük: Halkla İlişkiler Müdürlüğünü
d) Müdür: Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları
e) Birim Şeflikleri: Esenyurt Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü Birim Şefliklerini
f) Şef: Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nde kadrolu, vekâleten veya tedviren atanan şefleri
g) Personel: Müdür ve şef tanımının dışındaki, birim mensuplarını ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş
MADDE 5 - (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’inci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanılarak Esenyurt Belediye Meclisinin 10.03.2016 tarih ve 35 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6 – (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a) Müdür
b) Şef
c) Memur
ç) İşçiler
d) Sözleşmeli personel
e) Diğer Personel
(2) Müdürlüğün yapısı aşağıda belirtilen gibidir;
a) Müdür
b) Halkla İlişkiler Şefliği
c) Organizasyon ve Planlama Şefliği
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Nitelik, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Personelin unvan ve nitelikleri
MADDE 7 - (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir;
a) Halkla İlişkiler Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.
ç) Sözleşmeli Personel: 5393 Sayılı Yasanın 49. Maddesine göre kadro karşılığı gösterilmek ve sözleşme yapılmak suretiyle çalıştırılır.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8 - (1) Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
1.2.1 Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek
1.2.2 Emrinde çalıştırdığı personelin görev dağılımını yapmak
1.2.3 Müdürlüğü sevk ve idare etmek
1.2.4 Müdürlüğüne ait çalışmaları yazılı veya sözlü emirlerle yürütmek
1.2.5 Stratejik planda belirtilen hedefleri gerçekleştirmek
1.2.6 Stratejik plan ve 5018 sayılı kamu mali yönetimi kanunu çerçevesinde müdürlük bütçesini hazırlamak ve uygulamak
1.2.7 Emrindeki personeli ihtisas ve becerilerine göre uygun birimlerde çalıştırmak, çalıştırdığı personelin denetim ve gözetimini yapmak
1.2.8 Yasa, Tüzük ve yönetmenliklerle belediyeye verilen görevlerden yetkisi içinde olanların yapılmasını sağlamak ve bu konuda gerekli tedbirleri almak
1.2.9 Müdürlüğünde görev yapan personelin sicil raporlarını doldurmak
1.2.10 Harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı yasaya uygun hareket etmek
1.2.11 Belediye Meclisi ve Belediye Encümenince alınan kararları yerine getirmek
1.2.12 Belediyedeki diğer Müdürlüklerle koordine sağlamak
1.2.13 Müdürlüğünde görev yapan personelin yıllık izinlerini işleri aksatmayacak şekilde düzenlemek
1.2.14 Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili hususlarda gerektiğinde Belediye Meclisine bilgi vermek
1.2.15 Disiplin amiri olarak disiplin suçu işleyen personeline mevzuatta ön görülen disiplin cezalarını vermek ve yetkili mercilere bildirmek
1.2.16 Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda birinci derecede imza yetkilisidir
1.2.17 Personelinin verimli olabilmesi için hizmet içi eğitimler düzenlemek
1.2.18 Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve görevleri
MADDE 9 - (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Bağlı Şeflikler
1 - Halkla İlişkiler Şefliği:
a) Belediyenin halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
b) Vatandaşlardan gelen (telefon, e-mail, faks, şahsen ve basın yoluyla başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek ve başvuru sahiplerini bilgilendirmek,
c) Başkanlık makamınca verilen diğer görevleri yapmak
1.1 – İdari İşler Birimi
1.1.a Dış İlişkiler
1.1.b Esenyurt Belediyesi İstihdam Merkezi
1.1.c Şehit aileleri ve Gaziler Koordinasyon
1.2 – Bilgi Edinme Birimi
1.3 – İletişim Birimi
2 - Organizasyon ve Planlama Şefliği:
a) Saha ve organizasyon ile yerinde tespit yaparak ilgili müdürlüklerimize vatandaş taleplerini anında iletmek,
b) Başkanlık makamınca verilen diğer görevleri yapmak.
2.1 – Dış Kurum/Kişiler ile İletişim Birimi
2.2 – Taziye Hizmetleri Birimi
1. Halkla İlişkiler Şefliği
1.1 İdari İşler Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir;
1.1.1 Personel puantajının ve özlük bilgilerinin eksiksiz tutulması,
1.1.2 Tüm yazışmaların yürütülmesi,
1.1.3 Müdürlük faaliyetlerinin raporlanması,
1.1.4 Mahalle meclisleri düzenleyerek müdürlüklerle vatandaş arasında koordinasyonun oluşturulması,
1.1.a Dış İlişkiler aşağıdaki görevleri yerine getirir;
1.1.a(a) Belediyemiz ile ulusal ve uluslararası kurum, kuruluş ve örgütler arasında mevcut ilişkilerin geliştirilmesini ve yeni ilişkilerin kurulmasını sağlamak; bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek; temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak,
1.1.a(b) Dış basında Belediyemizi ve ilgili konuları izlemek ve ilgili birimler ile koordinasyon sağlamak,
1.1.a(c) Belediyemize gelen ve/veya Belediyemizi arayan yabancı konukları ağırlamak, rehberlik ve danışmanlık hizmeti vermek,
1.1.a(d) Başkanlık makamını ziyaret eden yabancı konuklar ile yurtdışında ziyaret edilen makam ve kişiler için tanıtım ve hatıra amaçlı hediye hazırlığını koordine etmek,
1.1.a(e) Ulusal ve uluslararası kurum, kuruluş ve örgütlerin ilgili ve yararlanılabilir çalışma ve projelerini izlemek, ortak çalışma ve projeler hazırlamak, yürütmek, işbirliği sağlamak,
1.1.a(f) Ulusal ve Uluslararası fon ve hibe kaynakları ile finanse edilebilecek konuları izleyerek, tekil ya da ortaklı hazırlanabilecek projeleri ilgili birimlere iletmek,
1.1.a(g) Göç ve Göçmen Hizmetleri kapsamında; her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek; temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak,
1.1.a(h) Ulusal ve Uluslararası STK, Dernek ve Vakıflardan sağlanan ayni yardım, uyum ve eğitim faaliyetlerini koordine etmek, yürütmek.
1.1.b - Esenyurt Belediyesi İstihdam Merkezi (ESBİM) aşağıdaki görevleri yerine getirir;
1.1.b(a) İş sahibi olmak isteyen vatandaşlar ile işçi ihtiyacı olan işveren yetkililerini bir araya getirerek kişinin iş gücüne kazandırılması ve bu firmaların ihtiyaçlarına uygun kişilerin istihdamını sağlamak,
1.1.b(b) Bölgemizde faaliyette bulunan firmalar ile görüşmeler yaparak yeni istihdam alanlarının oluşmasını sağlamak,
1.1.b(c) İşgücü piyasası ihtiyaç analizleri sonucunda Esenyurt sınırları içerisinde en çok ihtiyaç duyulan meslekleri tespit ederek, bu mesleklere yönelik kurs ve eğitim programları düzenlemek,
1.1.b(d) İlçe sınırları içerisinde yer alan Sivil Toplum Kuruluşları ile iş birliği yaparak ortak organizasyonlar (fuar, seminer, gezi, eğitim, sosyal ve kültürel faaliyet) yürütmek.
1.1.c – Şehit Aileleri ve Gaziler Koordinasyon aşağıdaki verilen hizmetleri yerine getirir;
1.1.c(a) Şehit yakınları ve gazilere yönelik sosyal hizmet faaliyet ve etkinlikleri yürütmek ve koordine etmek.
1.1.c(b) Şehit yakınları ve gazilerin ekonomik, sosyal ve kültürel bakımdan desteklenmesi ve toplumdan kopmaması amacıyla çalışmalar yürütmek.
1.1.c(c) Müdürlüğün görev alanına giren faaliyetlerin onaylanan plan ve programların bütçeye uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli önlemleri almak.
1.2. Bilgi Edinme Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir;
1.2.a Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER)
1.2.b Açık Kapı
1.2.c İstanbul Büyükşehir Belediyesi Talep Yönetimi
1.2.ç İletişim Maili Talep Yönetimi
Yukarıda belirtilmiş olan vatandaş görev kanalları aracılığıyla istek, şikayet, öneri, tenkitlerin ilgili müdürlüklere aktarılması, koordine edilmesi ve geri bildirimlerini sağlanmak.
1.3. İletişim Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir;
1.3.a Danışma; İş işlemleri için binamıza gelen vatandaşlarımızın ilgili müdürlüklere yönlendirilmesi,
1.3.b İletişim (Çağrı) Merkezi; İş işlemleri için 444 0 411 numaralı hattımızı arayan vatandaşlarımızın ilgili müdürlüklere aktarılması ve/veya istek, şikayetlerinin kayıt altına alınarak yönlendirilmesinin yapılması,
1.3.c Yüz Yüze İstek Şikayet; İş işlemleri için binamıza gelen vatandaşlarımızın istek, şikayetlerinin kayıt altına alınarak yönlendirilmesinin yapılması,
1.3.ç WhatsApp İletişim Hattı: İş işlemleri için (0544) 373 69 78 numaralı hat aracılığıyla WhatsApp hattımıza yazan vatandaşlarımızın istek, şikayetlerinin kayıt altına alınarak yönlendirilmesinin yapılması.
2. Organizasyon ve Planlama Şefliği
2.1 – Dış Kurum/Kişiler ile İletişim Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir;
2.1.a Dış Kurum kuruluşlar ve gerçek kişiler ile iletişime geçip ziyaretler düzenleyerek vatandaşların istek, şikayet, öneri, tenkit, beklentilerini ilgili müdürlüklere ileterek koordine etmek.
2.2 – Taziye Hizmetleri Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir;
2.2.a İkameti ilçemizde olup vefat eden vatandaşlarımıza ve ailelerine taziye hizmeti vermek
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 10 - (1) Hizmetlerin İcrası
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
b) Görevin planlanması: Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve Şef tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
c) Görevin İcrası: Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
MADDE 11 - (1) İş Birliği ve Koordinasyon
a) Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında koordinasyon müdür ve şef tarafından sağlanır.
b) Birim içi koordinasyon müdür ve şef tarafından sağlanır.
c) Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt personelinde toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e iletilir.
ç) Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.
d) Şefliklerde görevli personel; kurumlar arası ilişkiler, yazışmalar yaparak Müdürlükler ve birimler arası koordinasyonu sağlar, evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin
Müdürlük içi denetim
MADDE 12 - (1) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
Disiplin cezaları
MADDE 13 - (1) Müdür, Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(2) Müdürlükte çalışan tüm personelin sağlık kurulu raporu, izin belgesi, askerlik belgesi, öğrenim belgesi vb. işlemlere ilişkin belgelerini kapsayan özlük dosyaları tutulur.
(3) Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 14 - (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Yürürlük
MADDE 15 - (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
