T.C.
ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmelik, Esenyurt Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye, 657 sayılı Devlet Memurları, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 5561 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 2018/11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Esenyurt Belediyesini,
b )Belediye Başkanı: Esenyurt Belediye Başkanını,
c) Başkanlık : Esenyurt Belediye Başkanlığını,
ç) Başkan Yardımcısı: Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Esenyurt Belediyesi Başkan Yardımcısını,
d) Müdür: Bilgi İşlem Müdürlüğünün Müdürünü,
e) Müdürlük: Bilgi İşlem Müdürlüğünü,
f) Şef: Esenyurt Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne bağlı şeflerini,
g) Personel: Esenyurt Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne bağlı çalışanları,
ğ) Yönetmelik: Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,
h) BİT: Bilgi ve İletişim Teknolojilerini,
ı) YBS: Yönetim Bilgi Sistemini,
I) CBS: Coğrafi Bilgi Sistemini,
j) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
k) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
l) Meclis: Esenyurt Belediye Meclisini,
m) SDP: Standart Dosya Planını,
n) Kurum arşivi: Esenyurt Belediyesi içinde yer alan, belgelerin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,
o) Birim arşivi: Esenyurt Belediyesi birimlerinin, görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik belgenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,
ö) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
p) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,
r) Belge: Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
s) Ayıklama : Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
ş) İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini ifade eder.
t) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,
u) Arşiv: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
ü) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
v) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tabi olacağını gösteren değerlendirmeleri,
y) KVKK: Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nu ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 4 - (1)Bilgi İşlem Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’inci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanarak Esenyurt Belediye Meclisinin 09.07.2009 tarih ve 2009/143 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 5- (1) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Müdür,
b) İdari İşler Şefliği,
c) YBS, CBS ve Yazılım Geliştirme Destek Bürosu Şefliği,
ç) Teknik Destek ve Sistem, Ağ, Güvenlik Bürosu Şefliği,
d) Kurum Arşiv Şefliği,
(2) Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Memur
b) İşçi
c) Sözleşmeli Personel
ç) İştirak Çalışanı (Hizmet alımı)
Bağlılık
MADDE 6- (1) Müdürlük, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.
Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün görevleri
MADDE 7- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir;
a) BİT’den yararlanarak, kurumda üretilen hizmetlerin ve sunumunun kalitesini artıracak etkin ve sürdürülebilir bir kamu yönetim sisteminin kurulması için Kurumsal BİT Stratejisini uygular, tüm birimleri BİT’den faydalandırır.
B )Yapılan iş ve işlemlerin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesi için kurumsal iş ve hizmet süreçleri, otomasyon yazılımlarının geliştirilmesini ve işletilmesini sağlar.
c) Kurumun kritik iş süreçlerinin devamlılığını sağlar, sağlanamadığı durumlarda öngörülen kesinti süreleri içerisinde yeniden çalışır hale getirmek için Bilgi Güvenliği ve İş Sürekliliği Standartlarına uygun çalışma planları yapar ve uygular.
ç) İhtiyaç duyulan bilişim teknolojileri, bilgisayar sistemi donanımları ve çevre birimleri için bakım, onarım ve yenileme işlemlerini sürdürerek gerekli eğitim ve desteği sağlar.
d) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişiler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar.
e) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar.
f) 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar.
g) 5018 sayılı Kanuna göre müdürlüğün tüm taşınır işlemlerini yürütür.
ğ) Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar.
h) Kurum arşivinin kurulması, hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda yetki ve sorumluluklarını yerine getirir.
ı) Birimlerden gelen dijital arşivlerden yararlanma isteklerini yerine getirir.
i) Kurum arşivi bünyesinde kurulacak olan ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulmasını sağlar.
j) Arşiv hizmetleri alanındaki teknolojik gelişmeleri takip ederek, bu gelişmeleri kurum arşiv süreçlerine yansıtır.
(2) Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde yapar ve yürütür.
Müdürlüğün yetkisi
MADDE 8- (1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 9- (1) Müdürlük, Belediye Başkanı tarafından verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri yapar ve yürütür.
(2) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.
Müdürün görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 10- (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
b) Emrinde çalıştırdığı personelin görev dağılımını yapar.
c) Müdürlüğü sevk ve idare eder.
ç) Müdürlüğüne ait çalışmaları yazılı veya sözlü emirlerle yürütür.
d) Stratejik planda belirtilen hedefleri gerçekleştirir.
e) Stratejik plan ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu çerçevesinde müdürlük bütçesini hazırlar ve uygular.
f) Emrindeki personeli ihtisas ve becerilerine göre uygun işlerde çalıştırır, çalıştırdığı personelin denetim ve gözetimini yapar.
g) Yasa, Tüzük ve yönetmeliklerle belediyeye verilen görevlerden yetkisi içinde olanların yapılmasını sağlar ve bu konuda gerekli tedbirleri alır.
ğ) Harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı Yasaya uygun hareket eder.
h) Belediye Meclisi ve Belediye Encümenince alınan kararları yerine getirir.
ı) Belediyedeki diğer Müdürlüklerle koordine sağlar.
i) Müdürlüğünde görev yapan personelin yıllık izin planını hazırlar
j) Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili hususlarda gerektiğinde Belediye Meclisi’ne bilgi verir.
k) Disiplin amiri olarak disiplin suçu işleyen personeline mevzuatta ön görülen disiplin cezalarını verir ve yetkili mercilere bildirir.
l) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda imza yönergesi çerçevesinde imza yetkilisidir.
m) Personelinin verimli olabilmesi için hizmet içi eğitimler düzenler.
n) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlık tarafından verilen görevleri yerine getirir.
(2) Bilgi İşlem Müdürünün Sorumlulukları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Şefin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 11- (1)Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.
b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.
c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve takip eder.
ç) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür.
d) Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre ve amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.
e) Belirtilen bürolardaki görevlerin yerine getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür.
f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir.
g) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(2) Şef; Belediye mevzuatı ile diğer mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12- (1) Personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.
b) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.
c) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.
ç) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir.
d) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve eksiksiz olarak yerine getirir.
e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır.
f) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar.
g) İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır.
ğ) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir.
h) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır.
ı) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar.
i) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir.
j) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.
k) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri, yaptıkları ve yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunamaz.
l) Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
m) Herhangi bir nedenle görevinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli olduğu evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.
n) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu müdüre iletilir. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.
o) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.
(2) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
İdari İşler Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13- (1) İdari ve Mali İşler Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını yapar.
b) Müdürlüğün evraklarını müdürlük arşivinde fiziksel ve elektronik ortamda saklar.
c) Gizlilik ilkesi doğrultusunda dosyaları muhafaza eder.
ç) Stratejik plan, performans programı, yıllık bütçe ve faaliyet raporunu hazırlar.
d) Müdürlüğün satın alma işlemlerini yürütür ve hakedişleri hazırlar.
e) Müdürlük avans, demirbaş ve ayniyat işlemlerini yapar.
f) Müdürlük personelinin özlük işlerini ve devam durumlarını takip eder.
g) Kurumun Bilgi Güvenliği Politiklarını hazırlar.
ğ) Ödeme emri, muhasebe işlem fişi gibi ödemeye ait resmi dökümanları hazırlar.
h) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
YBS, CBS ve Yazılım Geliştirme Destek Bürosu Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 14- (1) YBS, CBS ve Yazılım Geliştirme Destek Bürosu Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) İhtiyaçlar doğrultusunda yazılımlar geliştirir, güncelleme ve bakımını sağlar.
b) Diğer bilgi sistemleri yazılımları için birimlerden gelen yazılım geliştirme taleplerinin alınmasını ve iş analizi süreçlerinin yönetilmesini, önceliklendirilmesini, önceliklendirilen taleplerin analizlerini birim bünyesinde yaparak yazılım geliştiricilere iletilmesini, geliştirmeleri takip ederek ihtiyaca uygunluğunun test edilmesini sağlar.
c) Belediye çalışanlarına YBS yazılımı, sistem kullanımı ile ilgili teknik destek verir.
ç) YBS uygulama yazılımlarının kurulum ve ayarlarını yapar.
d) YBS uygulama yazılımlarının yetki ve rol yönetimini yapar.
e) Kurum personelinden gelen talepler doğrultusunda YBS ve EBYS sistemine ihtiyaca yönelik modüllerin ve yeni iş akışlarının eklenmesini sağlar.
f) CBS uygulama yazılımlarını yönetir, alım, bakım ve güncellemelerinin yapılmasını ve sürekli etkin olmasını sağlar.
g) CBS uygulama yazılımlarının kurulum ve ayarlarını yapar.
ğ) CBS uygulama yazılımlarının yetki ve rol yönetimini yapar.
h) CBS uygulama yazılımları ile ilgili gerekli teknik destekleri sağlar.
ı) EBYS, YBS, CBS ve diğer bilgi sistemleri yazılımlarının iş sürekliliğinin kesintisiz bir şekilde sağlanmasını, bu yazılımlarla ilgili bakım ve güncelleme işlemlerinin takibini yapar/yaptırır.
i) E-belediye sisteminin aktif tutulması ve geliştirilmesi ile banka entegrasyonlarını sağlar.
j) Her türlü talep ve sorunlar kullanıcılar tarafından; bimdestek@esenyurt.bel.tr mail adresi üzerinden süreçlere uygun olarak iş olarak atılır ve sorumlu personellere görev olarak düşer.
k) Kurumlar arası yazılım entegrasyonlarının yapılmasını sağlar.
l) Resmi web sitesinin güncel tutulmasını sağlar.
m) E-imza ve mobil imza entegrasyonunu yapar.
n) KVKK gereği Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi çalışmalarını (ISO 27001) yapar,
o) KEP servisini çalışır durumda tutar.
ö) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
Teknik Destek ve Sistem, Ağ, Güvenlik Bürosu Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 15- (1)Sistem, Ağ, Güvenlik ve Teknik Destek Bürosu Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Mevcut sistemin (sunucu, bilgisayar, ağ telefon santrali, kamera sistemleri) sürekliliğini ve kesintisiz hizmet vermesini sağlar.
b) Sistem odasındaki cihazların bakım ve onarımlarını yapar/yaptırır.
c) Belediye merkez bina ve dış birimlerde kablolu ve kablosuz bilgisayar ağını kurar ve yürütür.
ç) Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kesintisiz internet hizmetini sağlar ve yürütür.
d) Belediye bünyesindeki tüm bilgisayarların domaine (merkezden yönetim) alımı işlemini yapar.
e) Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için kullanıcı adları ve şifreler oluşturur ya da iptal eder, yetkilerine göre sistem kaynaklarına erişim sağlar ya da kısıtlar, (e-posta, programlar, veri depoları vb.) şifre ve parolaları değiştirir.
f) Firewall cihazının yönetimini yapar, ip, port, yetkilendirmesi, erişim kontrol listelerinin tanımlanmasını yapar VPN (sanal Özel Ağ)’leri yönetir.
g) Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kullanılan bilgisayar ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı vb.) arızalarını giderir ve bakım onarımını yapar/yaptırır.
ğ) Arıza nedeniyle kullanılamaz duruma gelen donanımın tamirinin mümkün olmadığı ya da tamirinin ekonomik olmadığı durumlarda; donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili raporun düzenlenip ilgili birime teslim edilmesini, yerine verilecek donanımın belirlenmesini sağlar.
h) Belediye merkez bina ve dış birimlerindeki kullanıcılara yerinde ve telefonla destek verir.
ı) Sistem yedeklerinin alınmasını sağlar ve alınan yedekleri güvenli bir şekilde muhafaza eder.
i) Elektronik posta sistemini yürütür ve sürekliliğini sağlar.
j) Yazılım güncellemelerini ve lisanslarını takip eder.
k) İhtiyaçlar ve gelişen teknoloji doğrultusunda yeni donanım, yazılım ve lisans alımını sağlar.
l) Antivirüs yazılımlarının sürekliliğini ve yönetimini sağlar.
m) Kullanıcı hesabı işlemlerini yürütür.
n) Bilgisayar sistemi ile ilgili sarf malzemelerini temin eder, stoklar ve uygun biçimde dağıtır, müdürlük depo takibini yapar.
o) Veri (ADSL, Metro Ethernet) altyapısının planlamasını, Ana Hizmet Binası ip telefon taleplerinin karşılanmasını sağlar.
ö) Belediye telekomünikasyon hatlarının güncel tutulmasının takibini sağlar.
p) Sıramatik sistemlerinin bakım onarımını sağlayarak vatandaşa kesintisiz hizmet sunulmasını sağlar.
r) 5651 Sayılı Kanun gereğince kullanıcıların internet loglarını tutar.
s) Çağrı merkezinin teknik altyapısının 7/24 aktif olarak kesintisiz çalışmasını sağlar.
ş) Network altyapısı ve internet üzerinden faks server vasıtası ile faks gönderme hizmetinin sürekliliğini sağlar.
t) Felaket kurtarma merkezi çalışması yapar.
u) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
Kurumsal Arşiv Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16- (1) Kurumsal Arşiv Şefliği’nin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Birim arşivlerinden kurum arşivine teslim edilen arşivlik belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korur, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklar,
b) Kurulan ayıklama imha komisyonlarına üye verir,
c) Birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılan arşivlik malzemelerin ayıklama-imha çalışmalarını oluşturulacak Ayıklama-İmha Komisyonlarınca yürütülmesini sağlar,
ç) Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmasına karar verilen arşivlik belgeleri mevzuata uygun şekilde teslim alır,
d) Ayıklama-İmha Komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Başkanlığından görüş talep eder,
e) İmhasına karar verilen belgelerin yetkili makamların onayının alınmasına müteakip imha işlemini gerçekleştirir,
f) Kurum arşiv malzemelerinin uygun koşullarda saklanması amacıyla; mevcut fiziki arşivlerin, yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz, haşerelerin tahribatına karşı korunması amacıyla gerekli önlemlerin alınmasını sağlar,
g) Arşiv süreçlerinin uygulanmasında, gerekli görülen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nden görüş ister,
ğ) Dijitalleştirmesi karara bağlanan belgelerin dijitalleştirme faaliyetine destek olur,
h) Ayıklama-İmha ve Dijitalleştirme Komisyonlarını oluşturmak için gerekli yazışmaların yapılmasını sağlar,
ı) Dijitalleştirme komisyonlarına üye verir,
i) Tüm müdürlüklere birim arşivlerinin mevzuata uygun düzenlenmesi için danışmanlık yapar, düzenli eğitim ziyaretleri yapar,
j) Kurum arşivindeki belgeleri isteyen birimlere mevzuata uygun usul ve esaslar çerçevesinde teslim eder ve teslim alır,
k) Tüm müdürlüklerde üretilen evrak, belge ve dosyaların standart dosya planına göre sınıflandırılması konusunda rehberlik eder,
l) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Görevin alınması
MADDE 17- (1) Müdürlüğün tüm personeline verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler elektronik ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin planlanması
MADDE 18- (1) Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin yürütülmesi
MADDE 19- (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
Müdürlük büroları arasında iş birliği
MADDE 20- (1) Müdürlük büroları arasındaki iş birliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
Koordinasyon
MADDE 21- (1) Personel arasındaki iş birliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğün yazışmaları Başkanın veya imza yönergesi çerçevesinde Başkanın yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Denetim, Sicil ve Disiplin
Müdürlük içi denetim
MADDE 22-
a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.
b) Bilgi İşlem Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman ve gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.
Disiplin cezaları
MADDE 23- (1)Bilgi İşlem Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 24- (1) İşbu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.
MADDE 25- (1) 07.04.2016 Tarih ve 2016/81 Sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Bilgi İşlem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 26- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı Kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 27- Bu yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.
